Как сортировать по названию в excel. Как пользоваться функцией сортировки данных в Microsoft Excel. Сортировка в Excel по нескольким столбцам

Сортировка в Excel — это встроенная функция анализа данных. С помощью нее можно выставить фамилии в алфавитном порядке, отсортировать средний балл абитуриентов по возрастанию или убыванию, задать порядок строк в зависимости от цвета или значка и т.д. Также с помощью этой функции можно быстро придать таблице удобный вид, что позволит пользователю быстрее находить необходимую информацию, анализировать ее и принимать решения.

Видео по использованию сортировки Excel

Что можно сортировать?

Excel умеет сортировать данные по тексту (в алфавитном порядке или наоборот), числам (по возрастанию или по убыванию), по дате и времени (от новых к старым, и наоборот). Сортировать можно как по одному столбцу, так и одновременно по нескольким. Например, сначала можно отсортировать всех клиентов в алфавитном порядке, а затем — по общей сумме их покупок. Кроме того, Эксель может сортировать по настраиваемым спискам или по формату (цвет ячейки, цвет текста и т.д.). Обычно сортировка применяется только по колонкам, но есть возможность применять эту функцию и к строкам.

Все указанные настройки этой опции сохраняются вместе с книгой Excel, что позволяет повторно сортировать информацию при открытии книги (если необходимо).

Сортировка данных в Excel

Сортировку в Экселе условно можно разделить на простую и сложную. Простой считается сортировка по возрастанию или по убыванию.

Существует 2 основных типа сортировки — по возрастанию и по убыванию

Итак, перед тем как начать, необходимо открыть Excel и заполнить какой-то информацией. К примеру, можно заполнить 10 ячеек цифрами от 1 до 10. Теперь нужно выделить весь столбец (в данном случае — все 10 ячеек) и выбрать в панели меню пункты «Данные — Сортировка». Откроется новое окно, в котором надо указать, как отсортировать информацию, по возрастанию или по убыванию. Можно, например, выбрать пункт «по убыванию» и нажать кнопку «ОК». Теперь числа будут идти от 10 и до 1. Можно снова открыть окно сортировки и выбрать «по возрастанию» — числа будут идти от 1 до 10. Также эта процедура может выполняться одновременно по 3 колонкам. Хотя такую сортировку лучше выполнять .

Для примера можно создать таблицу, в которой будет храниться информация о товаре на складе. Таблица будет состоять из 3 колонок: наименование, цвет, количество. Товары нужно написать так, чтобы одной и той же категории было несколько. К примеру, ботинки мужские черные (3 модели), ботинки мужские красные (2 модели), туфли женские белые (4 модели) и т.д. Количество может быть любое.

Итак, чтобы включить автофильтр, необходимо выделить весь лист и в панели меню выбрать пункты «Данные — Фильтр — Автофильтр». В ячейках с названиями столбцов (наименование, количество и пр.) должен появиться небольшой значок, при нажатии на который откроется выпадающий список. Наличие такой стрелочки означает, что автофильтр включен правильно. В этом списке можно отсортировать данные по убыванию или по возрастанию, указать, чтобы в таблице отображались только первые 10 наименований (в данном примере эта опция не сработает) или чтобы показывало какой-то определенный товар (например, ботинки мужские). Также можно выбрать пункт «Условие» и указать, например, чтобы программа отобразила все товары, количество которых меньше или равно 10.

Если стрелочка автофильтра окрашена в синий цвет, это означает, что данная колонка уже была отсортирована.

Хитрости сортировки

Допустим, что у пользователя есть таблица, в которой присутствует столбец с названиями месяцев года. И когда необходимо отсортировать его, к примеру, по возрастанию, получается примерно так: август, апрель, декабрь и т.д. А хотелось бы, чтобы сортировка происходила в привычной последовательности, т.е. январь, февраль, март и т.д. Сделать это можно с помощью особой настройки по пользовательскому листу.

Для этого необходимо выделить всю таблицу, открыть окно сортировки и в поле «Порядок» указать пункт «Настраиваемый список». Откроется новое окно, где можно выбрать нужную последовательность месяцев в году. Если такого списка нет (например, название месяцев на английском), то его можно создать самому, выбрав опцию «Новый список».

Отсортировать данные совсем не трудно. Зато в результате можно получить удобную таблицу или отчет для быстрого просмотра необходимой информации и принятия решения.

Сортировка данных — один из важных инструментов в Excel . Сортировка — это упорядовачивание данных в нужном порядке. К примеру, если вам нужно выстроить числа от большего к меньшему. Благодаря этой функции можно в минимальные промежутки времени легко выстроить данные, чтобы в дальнейшем проанализировать их или удалить лишнее. Итак, как сортировать в Excel?

Для того, чтобы отсортировать данные, можно выделить таблицу и правой кнопкой мыши, выбрать пункт Сортировка
Так же сортировать в excel можно, используя функцию «Сортировка и фильтр», которая находится на вкладке Главная в блоке Редактирование панели.

Сортировать значения можно как по возрастанию, так и по убыванию (сортировка от А до Я, сортировка от большего к меньшему)
Для данного вида упорядочивания необходимо активировать ячейку столбца, в котором нужно отсортировать данные, и из открывшегося окна выбрать нужную.

Данные таблицы можно упорядочить согласно цвету их ячейки или цвету шрифта. Для этого необходимо выделить ячейку и выбрать пункт Сортировка по цвету.

Следует отметить, что к типу шрифта «курсив» или «жирный» данная функция не распространяется. То же самое касается шрифта и цвета ячеек, которые задаются при открытии книги. Эта функция удобна тем, что позволяет обработать огромный массив данных, которые были заранее отмечены определенным образом — цветом или шрифтом. Когда активирован данный вид сортировки, получится массив данных, выбранных согласно типу выделенной ячейки.

Как сортировать в Excel по трем и более столбцам?

Это так называемая Настраиваемая сортировка. Данный вид сортировки осуществляется по следующему алгоритму: Главная — Сортировка и фильтр — Настраиваемая сортировка …
Смысл этого типа сортировки в том, что можно упорядочить данные сразу по двум критериям.

Например, нам нужно определить по городам, какой сотрудник осуществляет наибольшие продажи. Также можно сравнить эти показатели по временным промежуткам: месяц, квартал, год (если существуют необходимы столбцы)

Как сортировать в Excel по строкам или столбцам

Данные можно упорядочить как по столбцам, так и по строкам, соблюдая следующий алгоритм: данные – Сортировка – Параметры
Этот вид сортировки позволяет проанализировать информацию по определенным параметрам, указанным в заголовках самой таблице данных.

Да-да можно сортировать по столбцам! Об этом читайте .

Основные принципы сортировки

Пользуясь функцией сортировки, необходимо соблюдать ряд правил.
1. Важно! Как включить заголовки при сортировке? Нужно не забывать активировать функцию «Мои данные содержат заголовки», которая располагается во вкладке Сортировка (правый верхний угол на картинке 3). Если функция не будет активна, то Excel упорядочит заголовки совместно со всем массивом данных или увеличит диапазон для анализа.
2. Если массив данных содержит столбцы или строки, которые были скрыты и на время обработки являются невидимыми, то функция упорядочивания к ним применяться не будет.
3. Если в списке данных имеются объединенные ячейки, то функция сортировки будет для них недоступна. Необходимо либо отменить объединение ячеек в данном диапазоне, либо не указывать этот диапазон в области сортировки.
4. Данные сортируются согласно определенным правилам. Так, при обработке массива данных, в итоговом списке сначала будут располагаться цифры, после них знаки. Далее располагается информация на английском языке и только потом информация на русском языке. Например, вы сортируете массив данных, содержащий цифровые значение и текстовые значения на русском языке. После процедуры сортировки в итоговом списке цифровые значения будут располагаться выше текстовых.
5. Ячейка с числовым форматом, но числовым значением будет стоять впереди ячейки с текстовым форматов и числовым значением.
6. Пустые ячейки всегда находятся в конце отсортированной таблицы.

Сортировка данных в Excel - это расстановка табличных данных в нужном порядке, например, по возрастанию (от меньшего к большему) или по убыванию (от большего к меньшему). Сортировке подвергаются числовые и текстовые значения, значения даты и времени, а также форматы. Сортировка данных возможна как по столбцам, так и по строкам. Перед сортировкой необходимо отобразить скрытые строки и столбцы.

Типы сортируемых данных и порядок сортировки

Сортировка числовых значений в Excel

Сортировка числовых значений по возрастанию - это такая расстановка значений, при которой значения располагаются от наименьшего к наибольшему (от минимального к максимальному).

Соответственно, сортировка числовых значений по убыванию - это расположение значений от наибольшего к наименьшему (от максимального к минимальному).

Сортировка текстовых значений в Excel

"Сортировка от А до Я" - сортировка данных по возрастанию;

"Сортировка от Я до А" - сортировка данных по убыванию.

Для сортировки текстовых значений по алфавиту, производится сравнение этих значений между собой. Как известно, при сохранении текста компьютер использует схему, в которой каждый символ имеет свой уникальный номер, называемый кодом символа. Вот именно эти коды и сравниваются для определения того, какое текстовое значение больше, а какое меньше.

Текстовые значения могут содержать алфавитные, числовые и специальные символы. При этом числа могут быть сохранены как в числовом, так и в текстовом формате. Числа, сохраненные в числовом формате, меньше, чем числа, сохраненные в текстовом формате. Для корректной сортировки текстовых значений все данные должны быть сохранены в текстовом формате. Кроме того, при вставке в ячейки текстовых данных из других приложений, эти данные могут содержать пробелы в своем начале. Перед началом сортировки необходимо удалить начальные пробелы (либо другие непечатаемые символы) из сортируемых данных, иначе сортировка будет выполнена некорректно.

Можно отсортировать текстовые данные с учетом регистра. Для этого необходимо в параметрах сортировки установить флажок в поле "Учитывать регистр".

Обычно буквы верхнего регистра имеют меньшие номера, чем буквы нижнего регистра.

Сортировка значений даты и времени

"Сортировка от старых к новым" - это сортировка значений даты и времени от самого раннего значения к самому позднему.

"Сортировка от новых к старым" - это сортировка значений даты и времени от самого позднего значения к самому раннему.

Сортировка форматов

В Microsoft Excel 2007 и выше предусмотрена сортировка по форматированию. Этот способ сортировки используется в том случае, если диапазон ячеек отформатирован с приминением цвета заливки ячеек, цвета шрифта или набора значков. Цвета заливок и шрифтов в Excel имеют свои коды, именно эти коды и используются при сортировке форматов.

Сортировка по настраиваемому списку

Табличные данные можно сортировать по настраиваемым спискам, таким, например, как список месяцев, список дней недели, список структурных подразделений предприятия, список табельных номеров работников и так далее. В Excel имеется возможность создавать собственные списки сортировки данных. При таком порядке сортировки данные, предназначенные для сортировки и значения списка должны совпадать.

Параметры сортировки

Сортировка по столбцу

В любой версии Excel по умолчанию установлена сортировка по столбцу, то есть значения ячеек выбранного столбца расставляются в нужном порядке, а строки диапазона при этом меняются местами в зависимости от положения ячейки в сортируемом столбце. Для того, чтобы отсортировать таблицу по столбцу, достаточно установить маркер выделения в любой ячейке таблицы и нажать один из значков, символизирующих сортировку от минимального к максимальному, либо от максимального к минимальному. Таблица будет отсортирована по тому столбцу, в котором находится маркер выделения.

Сортировка по строке

В настройках программы можно изменить сортировку по столбцу, на сортировку по строке. Если установлена сортировка по строке, то значения ячеек выбранной строки распологаются в заданном порядке, а столбцы при этом меняются местами в зависимости от положений ячеек в сортируемой строке.

Многоуровневая сортировка

Итак, если производится сортировка по столбцу, то строки меняются местами, если данные сортируются по строке, то местами меняются столбцы.

Excel позволяет сортировать данные не только по одному столбцу или одной строке, а создавать различное количество уровней сортировки. В Excel 2007, например, их 64. Уровни сортировки можно добавлять, удалять, копировать и менять местами.

Кроме всего прочего при сортировке можно учитывать, либо не учитывать регистр.

Надстройка для сортировки данных в Excel

Microsoft Excel предоставляет пользователям достаточно большой набор стандартных средств для сортировки значений различного типа, но встречаются задачи, которые решать при помощи стандартных инструментов либо неудобно, либо долго, например, сортировать каждую строку/каждый столбец таким образом, чтобы сортировка производилась только в пределах строки/столбца и не затрагивала соседние ячейки.

Рассмотрев возможности простой сортировки в предыдущей статье, решил написать . Например, как сортировать в Excel по столбцам? Сортировка столбцов таблицы в несколько условий и даже по заданным параметрам — не такая уж сложная задача. Подробно об этом можно прочитать в нашей статье.

Начнем с самого интересного, на мой взгляд. Как сортировать в Excel по столбцам, т.е. чтобы значения выстроились в нужном порядке по столбцам т.е. заголовок в первом столбце (а по умолчанию Excel всегда сортирует по строкам). Все как всегда просто, если знаешь как.

Выделяем таблицу. Главная — блок Редактирование — Сортировка — Настраиваемая сортировка — Параметры

В открывшемся окне (картинка в заголовке) выбираем столбцы диапазона. Все, теперь сортировка будет проходить по строкам.

Так же возможно задать дополнительный параметр — учитывать регистр (т.е. учитывать большие и малые буквы). Что очень удобно, если нужно найти, например неверно написанные имена или фамилии.

Настраиваемый список или заданные параметры сортировки

Часто необходимо сортировать данные не по алфавиту или от большего к меньшему, а, например, по дням недели (или по заданным вами параметрам — по филиалам, например). Для этого в столбце Порядок (рисунок 2), выбираем настраиваемый список.

Открывается новое окно.

Как видите, здесь уже заданы дни недели, месяца и прочее. А вам нужно добавить филиалы, например, МСК, СПБ, РНД, НСБ и так далее. Заносим все что нужно в окно Элементы списка: и жмем кнопку Добавить. Разделять можно как пробелом, так и запятой. А такой пользовательский список будет доступен и в других файлах Excel. Т.е. вы можете единоразово задать свою значимость объектов для сортировки.

Сортировка. Горячие клавиши

К сожалению простого сочетания клавиш не предусмотрено. НО! Всегда есть выход для Excel 2007 и выше — управление лентой команд. нажмите Alt. Появятся буквы, обозначающие команды.

Сортировка в Эксель – это встроенная функция, с помощью которой пользователь сможет расположить данные в столбцах на листе в удобном порядке для их последующего анализа.

Вы сможете отсортировать информацию в алфавитном порядке, по возрастанию или убыванию значений, по дате или по значкам, по цвету текста или ячейки. Именно об этом и пойдет речь в данной статье.

Чисел

Здесь все достаточно просто. Для примера возьмем следующую таблицу. Сделаем в ней сортировку данных по столбцу С . Для этого выделяем его и на вкладке «Главная» кликаем на кнопочку «Сортировка и фильтр» . В следующем меню выберите или «… от минимального к максимальному» , или «… от максимального к минимальному» . Выберем второй вариант.

Теперь у нас данные в С размещены в порядке убывания.

У меня столбец С расположен между двумя другими, которые заполнены данными. В этом случае, Excel считает, что выделенный столбец – это часть таблицы (и считает правильно). В результате появилось следующее сообщение. Поскольку мне нужно сделать сортировку конкретно для Класса, выделяю маркером пункт «… в пределах указанного выделения» и нажимаю «Сортировка» .

По алфавиту

Она делается по тому же принципу, как было описано выше. Выделяем нужный диапазон, и нажимаем кнопочку «Сортировка и фильтр» . В выпадающем меню пункты изменились. Выберите или от «А до Я» , или от «Я до А» .

Список имен в примере отсортирован по алфавиту.

По дате

Чтобы отсортировать даты в Эксель, сначала обратите внимание, какой формат установлен для тех ячеек, в которых они записаны. Выделите их и на вкладке «Главная» посмотрите на группу «Число» . Лучше всего подойдет или формат «Дата» , краткий или длинный, или «(все форматы)» – дата может быть записана различными способами: ДД.ММ.ГГГГ, ДД.МММ, МММ.ГГ.

Этот момент очень важен, так как в противном случае, даты могут быть отсортированы просто по возрастанию первых двух чисел, или по месяцам в алфавитном порядке.

После этого выделяем нужный диапазон ячеек и жмем на кнопочку «Сортировка и фильтр» . В меню можно выбрать или «от старых к новым» , или «от новых к старым» .

По цвету ячейки или текста

Этот способ можно использовать, когда в таблице Excel текст в ячейках или сами ячейки закрашены в различный цвет. Для примера возьмем столбец из чисел, закрашенных разными цветами. Отсортируем его, чтобы сначала шли числа, закрашенные в красный, затем зеленый и черный цвет.

Выделяем весь диапазон, кликаем на кнопочку «Сортировка и фильтр» и выбираем из меню «Настраиваемая…» .

В следующем окне, уберите галочку с поля , если Вы выделили их без верхней строки, которая является шапкой таблицы. Затем выбираем столбец, по которому будем сортировать, в примере это «I» . В разделе «Сортировка» из выпадающего списка выбираем «Цвет шрифта» . В разделе порядок выбираем «красный цвет» – «Сверху» . Это мы отсортировали числа красного цвета.

Теперь нужно, чтобы в столбце шли числа зеленого цвета. Нажмите на кнопочку «Добавить уровень» . Все настройки те же, только выберите «зеленый цвет» . Нажмите «ОК» .

Наш столбец отсортирован следующим образом.

Как видите, числа идут не по порядку. Давайте отсортируем числа в порядке возрастания. Выделяем столбец, нажимаем «Сортировка и фильтр» – «Настраиваемая …» . В открывшемся окне нажмите на кнопку «Добавить уровень» . Столбец остается «I» , в следующем поле выбираем по «Значению» , порядок «По возрастанию» . Нажмите «ОК» .

Теперь наш столбец отсортирован и по цвету текста и в порядке возрастания данных.

Аналогичным образом сортируются данные и по цвету ячейки, только в разделе «Сортировка» выбирайте из списка «Цвет ячейки» .

Таблицы

Если у Вас есть таблица, в которой нужно выполнить сортировку сразу по нескольким столбцам, делаем следующее. Выделяем весь диапазон ячеек таблицы вместе с шапкой. Кликаем по кнопочке «Сортировка и фильтр» и выбираем «Настраиваемая …» .

Давайте отсортируем класс в порядке возрастания, и таким же образом средний бал.

В окне сортировки ставим галочку в поле «Мои данные содержат заголовки» . В разделе «Столбец» выбираем из списка «Класс» , сортировка по «Значению» , а порядок «По возрастанию» .

Чтобы сделать все тоже самое по среднему балу, нажмите на кнопочку «Добавить уровень» . В разделе «Столбец» выбираем «Средн.бал» . Нажмите «ОК» .

Данные в таблице отсортированы.

Теперь в столбце «Имя» закрасим ячейки с мальчиками в синий цвет, ячейки с девочками в розовый. Чтобы не делать это для каждой ячейки в отдельности, прочтите статью, как выделить ячейки в Excel – в ней написано, как выделить несмежные ячейки.

Выполним сортировку этого столбца по цвету ячейки: сначала будут девочки, потом мальчики. Снова выделяем всю таблицу, жмем «Сортировка» – «Настраиваемая …» .

В открывшемся окне уже есть два уровня, которые мы сделали раньше. Эти уровни имеют приоритет – у первого самый большой, у второго меньше и так далее. То есть, если мы хотим, чтобы сначала выполнилась сортировка данных в таблице девочки/мальчики, затем по классу, а затем по среднему балу – нужно в таком порядке и расставить уровни.

Нажимаем на кнопку «Добавить уровень» . В разделе «Столбец» выбираем «Имя» , сортировка – «Цвет ячейки» , порядок – «розовый» , «Сверху» .

Теперь с помощью стрелочек перемещаем данную строку наверх списка. Нажмите «ОК» .

Таблица с отсортированными данными выглядит следующим образом.