При создании параметрического запроса неверно следующее утверждение. Запросы с параметрами. Вычисляемые поля в запросах
Как правило, запросы с параметром создаются в тех случаях, когда предполагается выполнять этот запрос многократно, изменяя лишь условия отбора. В отличие от запроса на выборку, где для каждого условия отбора создается свой запрос и все эти запросы хранятся в БД, параметрический запрос позволяет создать и хранить один единственный запрос и вводить условие отбора (значение параметра) при запуске этого запроса, каждый раз получая новый результат. В качестве параметра может быть любой текст, смысл которого определяет значение данных, которые будут выведены в запросе. Значение параметра задается в специальном диалоговом окне. В случае, когда значение выводимых данных должно быть больше или меньше указываемого значения параметра, в поле «Условие отбора» бланка запроса перед параметром, заключенным в квадратные скобки ставится соответствующий знак. Можно также создавать запрос с несколькими параметрами, которые связываются друг с другом логическими операциями И и ИЛИ. В момент запуска запроса на выполнение MS Access отобразит на экране диалоговое окно для каждого из параметров. Помимо определения параметра в бланке запроса, необходимо указать с помощью команды Запрос– Параметры соответствующий ему тип данных:
1. Откройте в режиме Конструктора окно запроса и добавьте в него таблицу. Создайте запрос, «перетащив» необходимые поля в бланк запроса и задав условие выбора.
2. В качестве условия введите параметр, заключенный в квадратные скобки (например, [Введите название] или >[Выше какого роста?]).
3. Выберите команду Запрос > Параметры.
4. В появившемся окне Параметры запроса введите без квадратных скобок параметр (для точности ввода воспользуйтесь «быстрыми» клавишами копирования и вставки из буфера обмена) и укажите соответствующий ему тип данных. Нажмите ОК.
5. Нажмите кнопку Запуск панели инструментов.
6. В появившемся окне укажите значение параметра.
7. Результат запроса будет содержать только те записи, которые удовлетворяют заданному значению параметра.
Вычисляемые поля в запросах
Запрос можно использовать для выполнения расчетов и подведения итогов из исходных таблиц. Для создания вычисляемых полей используются математические и строковые операторы. При этом Access проверяет синтаксис выражения и автоматически вставляет следующие символы:
Квадратные скобки ([...]), в них заключаются имена элементов управления;
Знаки номеров (ft), в них заключаются распознанные даты;
Кавычки (""), в них заключается текст, не содержащий пробелов или знаков пунктуации.
Поле, содержимое которого, является результатом расчета по содержимому других полей, называетсявычисляемым полем. Вычисляемое поле существует только в результирующей таблице. Общий формат вычисляемого поля выглядит так: Имя вычисляемого поля: Выражение для создания вычисляемого поля.
Например: Прибыль: [Доход]-[Расход].
Создание вычисляемого поля осуществляется путем простого ввода выражения для вычисления в ячейку «Поле» пустого столбца бланка запроса. После выполнения запроса вычисляемое поле, основанное на этом выражении, выводит на экран результат вычислений, а не само выражение.
1. В строку «Поле» пустого столбца бланка запроса введите выражение, начинающееся со знака «=» и состоящее из имен полей, записанных в квадратные скобки и какой-либо арифметической или другой операции.
2. После выполнения запроса в результирующей таблице появится новое поле с названием «Выражение!», используемым в качестве имени вычисления выражения.
3. В режиме конструктора запроса измените имя «Выражение!» на более значимое.
Для того, чтобы ввести сложные вычисления, используйте окно Построитель выражений, которое вызывается нажатием кнопки Построить панели инструментов, либо соответствующей командой контекстного меню. Построитель выражений облегчает создание выражений, позволяя выбирать его составляющие элементы (арифметические операции, встроенные функции, названия полей имеющихся в БД таблиц и запросов и т.п.) при помощи кнопок и списков.
Итоговые запросы
Запросы позволяют производить итоговые вычисления. Для этих целей в Access 97 предусмотреныстатистические функции SQL (рис. IV.6). Статистическую функцию задают в строке Групповая операция бланка запросов, которая появляется при выполнении команды Вид > Групповые операции.
| Функция SQL | Действие |
| Sum | Суммирование значений определенного поля |
| Avg | Вычисление среднего значения данных определенного поля |
| Min | Вычисление минимального значения поля |
| Max | Вычисление максимального значения поля |
| Count | Вычисление количества записей, отобранных запросом по условию |
| First | Определяется первое значение в указанном поле записей, отобранных запросом |
| Last | Определяется последнее значение в указанном поле записей, отобранных запросом |
| StDev | Вычисляется стандартное отклонение значений данного поля, для всех записей, отобранных запросом |
| Var | Вычисляется вариация значений данного поля для всех записей, отобранных запросом |
Рис. 6 Функции SQL
Для выполнения итогового запроса:
1. Находясь в режиме Конструктора запроса, выберите команду Видä Групповая операция или нажмите кнопку Групповая операция панели инструментов. В результате чего в бланке запроса появится строка «Групповая операция».
2. Для соответствующего поля выберите нужную функцию из списка «Группировка».
Перекрестный запрос
Перекрестный запрос применяется в том случае, если необходимо объединить данные в формате строк-столбцов. В качестве заголовков для столбцов при проектировании таких запросов можно указать значения некоторых полей или выражений:
1. В режиме Конструктора сформируйте запрос, добавив таблицу, которая должна лежать в его основе.
2. Выберите команду Запрос – Перекрестный. Строка запроса «Вывод на экран» в бланке запроса изменится на новую строку «Перекрестная таблица» и перед ней появится строка «Групповая операция».
3. В строке «Поле» укажите поле, значения которого в новой таблице должны появиться в виде строк; поле, значения которого в новой таблице должны появиться в виде столбцов, и поле, содержимое которого в перекрестной таблице необходимо индицировать в качестве значения. Полей, которые будут использованы в качестве заголовков может быть несколько.
4. Щелкните мышью в строке «Перекрестная таблица» и выберите соответствующие значениям данных полей опции из разворачивающегося списка.
5. Для поля, содержимое которого индицируется в качестве значений, в строке «Групповая операция» введите необходимую функцию, например, автосуммирования (Sum), определения среднего значения (Avg) или количества (Count). На основе данных перекрестного запроса можно строить диаграммы, представленные в виде формы (см. п. IV. 14.1. Создание формы).
Использование окна запроса
1. Создание простого запроса
Откроем базу данных STUD, как было рассмотрено в ЛР1. Создадим запрос, выводящий информацию о студентах, у которых имеются задолженности.
Для создания запроса активизируем окно базы данных (см. ЛР1). После этого щелкнем по корешку "Запрос" и кнопке "Создать". В появившемся диалоговом окне "Создание запроса" выберите кнопку "Конструктор". Access откроет диалоговое окно "Добавление таблицы", позволяющее выбрать базовые таблицы и запросы для создаваемого запроса. Выберите таблицы "Результаты" и "Cтуденты", нажимая кнопку "Добавить", после чего закройте это окно кнопкой "Закрыть".
Открывшееся окно конструктора запросов состоит из двух частей: верхняя содержит списки полей выбранных таблиц, а нижняя - бланк QBE для создания запроса. Каждый столбец бланка описывает одно поле, участвующее в запросе.
Включение поля в запрос производится перетаскиванием его из списка полей таблиц (расположенного в верхней части экрана) в нужный столбец бланка QBE при помощи мышки. Включение всех полей таблицы происходит перетаскиванием символа "*", находящегося вверху списка полей данной таблицы в верхней части экрана.
Включите в запрос поля таблицы "Результаты":
Предмет
Номер_С
перетащив их в бланк QBE . Рассмотренным выше методом перетащите из таблицы “Студенты” поле Фамилия.
Запрос “Задолженность” будет иметь вид, как показано на рисунке.
Установка связей между таблицами производится автоматически, используя структуру связей, созданную при генерации проекта БД. Можно задавать другие варианты связи таблиц и иные типы связей (внешнее объединение, "один-к-одному", "один-ко-многим" и т.д.). Изменение связей производится в верхней части окна выбором связанного поля в описании одной таблицы и транспортировкой его при нажатой кнопке мышки на описание соответствующего поля связанной таблицы. Тип связи можно изменить, активизировав ее щелчком мышки на линии связи.
Условие для отбора нужных нам полей производится включением этого условия для данного поля в строке QBE "Условие отбора". Несколько значений отбора вводятся в одну строку, разделенные логическими условиями AND или OR, либо вводятся в последующие ячейки строки "или".
Установим для таблицы "Результаты" условие отбора студентов, у которых задолженности, для чего в столбец описания поля внесем строку "Задолженность" из таблицы "Результаты", и в строке "Условие отбора" введем:
Да
Сбросим для этого поля флажок "Показать", запрещающий вывод данного поля в выборке (т.к его не обязательно выводить).
Кроме стандартных операторов сравнения "=", "<", ">", "<=", ">=", Access поддерживает также BEETWEN, IN, LIKE.
В запросе могут присутствовать т.н. вычисляемые поля - вычисленные значения над любыми полями таблицы. Access поддерживает большое число функций и операторов, применяемых при генерации вычисляемых полей.
Чтобы просмотреть результат запроса необходимо на панели нажать кнопку:
Изменить заголовок можно также активизировав столбец с описанием поля; а затем выполнив команду "Свойства" меню "Вид", ввести в строку "Подпись поля" его название.
Строки итоговой таблицы желательно отсортировать по полю "Фамилия" таблицы "Студенты". Для этого в столбце с описанием данного поля в строке "Сортировка" выберем пункт "по возрастанию". При необходимости сортировки по нескольким полям Access сортирует данные в порядке их расположения в бланке QBE. После просмотра запроса видно, что необходимо ввести поле Имя из таблицы “Студенты”, т.к фамилии повторяютя и запрос не несет необходимой информации. Чтобы вставить поле, перетяните его в сетку QBE на место, где он должен находится и все остальные поля передвинуться на одну позицию в право.
Запустить полученный запрос на выполнение можно также командой "Выполнить" меню "Запрос". Проверим полученные результаты на соответствие критериям отбора. Сохраним полученный запрос под именем "Задолженности". Запрос представляет собой таблицу:
Создадим запрос, в котором будет вычисляться дополнительное поле. Кафедра вычислительной техники решила своим работникам к новому году выплатить премию в размере 10% от зарплаты. Создадим запрос на базе таблицы “Преподаватели”, с полями Фамилия, Кафедра, Должность, Зарплата. Чтобы создать вычисляемое поле “Премия”, выводящее информацию о величине премии работнику, в новом столбце (следующим за заполненным), в строке “Поле” введем выражение Зарплата*0,1. Изменим заголовок поля, введя перед выражение его название. Ячейка будет содержать: «Премия: [Зарплата]*0,1».
Изменить заголовок можно также активизировав столбец с описанием поля, а затем выполнив команду «Свойства» меню «Вид», ввести в строку подпись поля его название. Введите в строку «условие отбора» для кафедры «Вычислительная техника».
1.2. Создание итогового запроса
Итоговые запросы позволяют получать статистическую информацию по группам данных, как например: сумму, среднее арифметическое, мат.ожидание, дисперсию значений полей таблицы; число значений полей, удовлетворяющих определенным условиям и т.д.
Создадим запрос среднего бала студента. Откроем новый бланк запроса, внесем в него таблицу "Студенты", “Результаты” и установим вывод полей "Номер_С", "Фамилия", "Оценка_Т", "Оценка_П", “Оценка_Л”.
Для вычисления в запросе итоговых значений щелкнем по кнопке "Групповые операции" панели инструментов. В бланке QBE появится строка "Групповая операция", где для каждого описанного поля в этой строке установлено по умолчанию "Группировка". Теперь записи по каждому полю будут группироваться, но итог подводиться не будет. Для выведения итоговых значений необходимо вместо слова "Группировка" установить какую-нибудь групповую операцию (см прил.1).
Для полей “Оценка_Т”, “Оценка_П”, “Оценка_Л” операцию "Avg", выводящую среднее значение поля для группы записей (получим средний бал).
Изменим также заголовки полей выводимой таблицы. Для этого в описании полей в строке "Поле" введем их новые названия, отделяя их от описания двоеточием:
Оценка_Т: Теория
Оценка_П: Практика
Оценка_Л: Лабы
Часть выражения, расположенная до двоеточия выводится после запуска запроса как заголовок столбца, вместо выводимого Access по умолчанию. Таким способом можно формировать более понятные заголовки полей, чем генерируемые базой.
Сохраним полученный запрос под именем "Итог". Запустите запрос и проанализируйте полученные результаты.
Встречаются задачи, в которых параметры запросов заранее неизвестны, или есть необходимость в их изменении. Для этого в Access предусмотрена возможность ввода параметров запросов непосредственно перед их исполнением. Чтобы установить ввод параметра вместо конкретного значения, в строке "Условие отбора" вводятся имя или фраза, заключенные в квадратные скобки. Все, введенное в квадратных скобках Access рассматривает как имя параметра, и выводится в диалоговом окне запроса как комментарий в вводимому параметру. В запросе можно использовать несколько параметров, но с уникальными именами.
Создадим запрос, выводящий список преподавателей работающих на задаваемой пользователем кафедре. За основу возьмем таблицу "Преподаватели". Выберем в бланк вывода пункт "Преподаватели.*", выводящий все поля таблицы "Преподаватели”. Введем еще раз описание поля “Кафедра”, сбросим для него флажок вывода на экран, и в строке "Условие отбора" этого поля введем выражение:
=[Введите название кафедры]
Сохраним полученный запрос как "Выборка преподавателей по кафедрам". Выполнив запуск запроса, мы увидим диалоговое окно, запрашивающее название кафедры.
После ввода параметра Access выводит список преподавателей, местом работы которых является запрашиваемая кафедра.
Ввод параметров можно использовать при любом типе запросов: итоговом, перекрестном, запросе-действии и т.д.
1.4. Создание перекрестного запроса
Access поддеpживает специальный тип итоговых запpосов, называемый перекрестным. Перекрестный запрос выводит вычисленные значения как функцию от существующих полей. Так в Access можно вывести запрос, описывающий суммарный зароботок по должностям.
Необходимое требование к созданию перекрестного запроса наличие поля - заголовка строки, поля - заголовка столбца, и одно поле вычисляемого значения. Поля, являющиеся заголовками строк и столбцов должны иметь в строке "Групповая операция" установку "Группировка". Для поля - значения необходимо выбрать в "Групповой операции" какую-либо групповую функцию, или выражение, содержащее групповую операцию.
Для нашего запроса для таблицы "Преподаватели" в меню "Запрос" установим указатель "Перекрестный". Access добавит в блок QBE строку "Перекрестная таблица". Затем в бланк перенесем поле "Должность", установим “заголовки столбцов”.
Следующее поле-"Кафедра”, установим “заголовки строк”
Результирующее поле- “Зарплата” , для него установим “значение”
"групповая операция" - Avg,
Сохраним полученный запрос под имеем "Зарплаты по должностям".
1.5. Создание запроса типа "внешнее объединение"
Еще одним типом специальных запросов является внешнее объединение, которое применяется в многотабличных запросах. При использовании запросов данного типа итоговый набор записей формируется не только при условии совпадения связанных полей базовых таблиц, но и из записей одной таблицы, не имеющих соответствия в другой.
Создадим запрос, выводящий информацию обо всех студентах, с задолженностями и без. В этом запросе будет использоваться внешнее объединение таблиц "Студенты" и "Результаты" по совпадению поля "Номер_С" со всеми записями таблицы "Студенты".
Для создания внешнего объединения необходимо изменить параметры объединения. Откроем запрос "Задолженность" в режиме конструктора. Щелкнем по линии связи между таблицами "Студенты" и "Результаты" для открытия диалогового окна "Параметры объединения".
По умолчанию в этом окне установлен тип объединения "выведение только тех записей, для которых совпадают связанные поля". Другие типы объединение позволяют выводить "все записи главной таблицы и только те записи дочерней, для которых совпадают значения связанных полей" и "все записи дочерней и только те записи главной, для которых связанные поля совпадают".
Выберем третий тип связи и щелкнем на кнопке "Ок". После этого на линии соединения таблиц появится стрелка, указывающая на внешнее объединение. Сохраним модифицированный запрос (через “Сохранить как” ("Save as.."), чтобы не затереть предыдущий запрос) под именем "Внешнее объединение по студентам".
Создайте запрос на выборку с параметром, в котором должны отображаться фамилии, имена, отчества преподавателей и преподаваемые ими дисциплины, а в качестве параметра задайте фамилию преподавателя и выполните запрос для преподавателя Гришина . Для создания запроса на выборку с параметром:
· Создайте запрос для следующих полей таблицы Преподаватели: Фамилия, Имя, Отчество, Дисциплина . Запрос создайте как Простой запрос аналогично тому, как это делалось в п.1.
· Задайте имя запросу Преподаваемые дисциплины. Щелкните по кнопке Готово. На экране появится таблица с результатами.
· Перейдите в режим конструктора, щелкнув по кнопке или выполнив команду Вид/ Конструктор .
· В строке Условия отбора для поля Фамилия введите фразу (скобки тоже вводить): [Введите фамилию преподавателя:].
· Выполните запрос, щелкнув по кнопке на панели инструментов или выполните команду Запрос/ Запуск .
· В появившемся окне введите фамилию Гришин и щелкните по кнопке ОК .
· На экране появится таблица с данными о преподавателе Гришине – его имя, отчество и преподаваемая дисциплина.
· Сохраните запрос, щелкнув по кнопке или выполнив команду Файл/ Сохранить
· Закройте окно запроса.
Отчеты.
Отчет – форматированное представление данных для вывода на принтер, экран или в файл.
На основе таблицы Преподаватели создайте отчет с группированием данных по должностям. Для создания отчета:
· В окне базы данных Преподаватели выберите объект Отчеты и щелкните по кнопке Создать .
· В открывшемся окне Новый отчет выберите пункт Мастер отчетов .
· Щелкните по значку раскрывающегося списка в нижней части окна. Выберите из появившегося списка таблицу Преподаватели . Щелкните по кнопке ОК .
· В появившемся окне выберите поля, которые будут присутствовать в отчете. В данном примере будут присутствовать все поля из таблицы, поэтому щелкните по кнопке . Щелкните по кнопке Далее .
· В появившемся окне присутствует перечень полей. Выделите поле Должность . Щелкните по кнопке . Таким образом вы задаете группировку данных по должности. Щелкните по кнопке Далее .
· В появившемся окне выберите порядок сортировки: сначала по полю Фамилия , затем по полю Имя , затем по полю Отчество .
· Нажмите на кнопку Итоги . Подведите итоги по Зарплате , выбрав функцию Sum . ОК .
· В появившемся окне выберите макет для отчета.
· В появившемся окне выберите стиль оформления отчета. Щелкните по кнопке Далее .
· В появившемся окне введите название отчета Преподаватели .
· Щелкните по кнопке Готово. На экране появится сформированный отчет.
· Просмотрите отчет. Зайдите в режим конструктора отчетов (кнопка ) и измените название поля Sum на ИТОГО:. Для этого в режиме конструктора щелкните правой кнопкой мыши полю Sum. В раскрывшемся контекстном меню выберите Свойства .
· Выберите вкладку Макет , затем свойство Подпись . Удалите слово и введите Итого :.
· Перейдите в режим просмотра отчета, нажав кнопку или выбрав команду меню Вид/ Предварительный просмотр.
· Просмотрите, а затем закройте отчет.
· Завершите работу с СУБД MS Access.
Занятие 3. Связи между таблицами.
Виды связей.
3.1.1. Связь 1:1 (один к одному).
При связи 1:1 (один к одному) каждой записи первой таблицы соответствует одна запись второй и наоборот.
Например:
Таблицы связаны по полю «Фамилия И.О.», в обоих таблицах по этому полю должен существовать уникальный индекс или ключ.
Такой вид связи встречается редко. Графически изображается:
3.1.2. Связь 1:M (один ко многим).
Одной записи первой таблицы может соответствовать одна или несколько записей второй, либо не соответствовать ни одной записи. Каждой записи второй таблицы, обязательно соответствует одна запись первой таблицы.
Например:
Таблицы связаны по трем полям «Код.фак.», «Номер группы» и «Фамилия И.О.», в первой таблице по этим полям должен существовать уникальный индекс или ключ, во второй таблице индекс, начинающийся с этих полей.
Это основной вид связи, встречается наиболее часто. Графически изображается:
Первая таблица называется родительской (предком), вторая дочерней (потомком).
3.1.3. Связь M:M (много ко многим).
Одной записи первой таблицы может соответствовать одна или несколько записей второй таблицы, либо не соответствовать ни одной записи и наоборот.
Например:
Каждый студент сдает зачеты и экзамены по многим предметам. По каждому предмету сдают зачеты и экзамены многие студенты.
Графическое изображение:
Например:
3.2. Создание базы данных со связью 1:М.
Создание таблиц.
Создадим базу данных «Продажа автомобилей», состоящую из двух таблиц: «Поставщики» и «Автомобили», связанную отношением 1:M.
14. Запустите MS Access: Пуск/ Программы/ Microsoft Access .
15. В диалоговом окне при старте Access выберите опцию Создание базы данных – Новая база данных и щелкните ОК . В диалоговом окне Файл новой базы данных выберите свою папку и задайте имя базы данных Автомагазин.mdb .
16. В окне СУБД Access выберите объект Таблицы , в правой области окна выберите вариант Создание таблицы в режиме конструктора.
17. В режиме конструктора таблицы в столбце Имя поля введите имя Марка . В столбце Тип данных оставьте тип Текстовый . В столбце Описание введите описание данных, которые будет содержать это поле, например, марка автомобиля . Перейдите в бланк Свойства поля в нижней части окна и задайте значения Размер поля: 30 символов .
18. Действуя аналогично, задайте названия для полейОбъем двигателя, Цвет , укажите тип и свойства данных для этих полей, в соответствии с таблицей:
6. Щелкните по полю «Тип кузова». Перейдите на вкладку Подстановка. Выберите тип элемента управленияСписок.
7. Выберите Тип источника строк - Список значений . В стоку Источник строк введите: седан;комби;хетчбек .
8. После ввода описания всех полей таблицы укажите ключевое поле «номер кузова», для чего щелкнув область выделения строки с записью поля Номер кузова , нажмите кнопку Ключевое поле на панели инструментов. После этого в области выделения поля Номер кузова появится знак ключевого поля – ключ .
9. Сохраните структуру таблицы командой Файл/ Сохранить как . В диалоговом окне Сохранение задайте имя таблицы Автомобили , в поле Как выберите вариант Таблица и щелкните ОК для сохранения.
10. Закройте окно конструктора таблицы. После этого в окне базы данных Автомагазин на вкладке Таблицы появится новый объект – таблица Автомобили .
11. Сохраните таблицу, щелкнув кнопку Сохранить на панели инструментов, и закройте ее.
12. Создайте таблицу Поставщики , описав поля следующим образом:
13. В качестве ключевого поля укажем поле Фирма, значения которого в таблице являются уникальными. Закроем таблицу Поставщики с сохранением структуры.
Создание связи между таблицами.
Установим связь между таблицами Автомобили и Поставщики. Для этого:
1. Выберем команду Схема данных в меню Сервис . После этого раскроется пустое окноСхема данных , а в главном меню Access появится новый пункт меню Связи .
2. В диалоговом окне Добавление таблицы выберем вкладкуТаблицы . Выбирая из списка таблиц открытой базы данных Автомагазин и щелкая кнопкуДобавить , добавим в окно схемы данных таблицы Автомобили и Поставщики.
3. Закроем окно Добавление таблицы , щелкнув кнопку Закрыть .
4. Для установки связи между двумя таблицами выделим имя поля с первичным ключом (Фирма) главной таблицы Поставщики и перетащим его, используя левую кнопку мыши, на поле Поставщик подчиненной таблицыАвтомобили. Как только вы отпустите левую кнопку мыши, на экране появится диалоговое окно Изменение связей .
5. Для включения механизма поддержки целостности данных в связываемых таблицах установите флажок Обеспечение целостности данных. Активизируем флажок Обеспечение целостности данных, а затем включим переключатели каскадной модификации – обновления и удаления связанных записей.
6. Завершим создание связи, щелкнув кнопку Создать . В окне Схема данных появится графическое изображение установленной связи. Пометки у конца линии связи означают, что одна запись таблицы Поставщики может иметь сколько угодно связанных записей в таблицеАвтомобили.
Запрос с параметром . Специальный «интерактивный» тип запроса: прежде чем запрос будет выполнен, на экран выводится диалоговое окно с приглашением ввести один или ряд параметров, например условие отбора записей по определенному полю. Запрос, таким образом, допускает некоторую модификацию при каждом своем запуске, что очень удобно, например при генерировании месячных или квартальных отчетов о доходах предприятия. Запросы с параметрами могут быть отнесены к отдельному типу условно, так как ввод параметра можно организовать для запросов на выборку, запросов на изменение и перекрестных запросов.
В формулах, используемых для нахождения данных вычисляемых полей, могут присутствовать не только значения существующих или других вычисляемых полей или некоторые константы, но и переменные величины, которые можно ввести в процессе выполнения запроса с помощью специального диалогового окна. Такие запросы, как уже упоминалось выше, называются параметрическими.
Рассмотрим создание параметрического запроса на простом примере. В таблице Товары для каждого из товаров указана его фиксированная цена (поле ЦенаПродажи). Предположим, что в рамках предпраздничных акций на все товары объявляется некоторая скидка, величина которой может изменяться. Чтобы вычислить новые цены на товары с учетом той или иной скидки, можно создать запрос с параметром, в роли которого и будет выступать величина скидки.
Бланк запроса приведен на рис.1. Как видно, в бланке запроса создается новое вычисляемое поле, Цена со скидкой, в ячейку Поле которого вводится следующая формула: Цена со скидкой: [ЦенаПродажи]*(1-[Скидка в процентах]/100).
Рис. 1. Бланк запроса с одним параметром
При выполнении запроса программа Access открывает диалоговое окно Введите значение параметра , куда необходимо ввести нужную для вычислений величину (рис.2).
Рис. 2. Диалоговое окно Введите значение параметра
После ввода параметра и щелчка на кнопке ОК значения вычисляемого поля рассчитываются с учетом указанной величины скидки. Результирующая таблица показана на рис.3.
Рис. 3. Результаты выполнения запроса
Параметры могут использоваться также для ввода критерия отбора записей. Такой подход целесообразен, если заранее предполагается, что запрос будет запускаться неоднократно, но одно или несколько условий придется изменять. Например, в запросе к таблице Клиенты , отображающем список всех клиентов с указанием их данных, можно запрашивать наименование фирмы клиента. Тогда при каждом запуске запроса название фирмы, введенное пользователем в диалоговое окно Введите значение параметра , будет преобразовано в условие отбора, и в результирующую таблицу программа Access включит только те записи, которые соответствуют этому критерию. На рис.4 приведен бланк и диалоговое окно ввода такого запроса, в котором для поля Фирма в строке Условие отбора вместо конкретного значения указана подсказка для ввода параметра – [Введите название фирмы ].
Запрос в Access является объектом, который сохраняется в файле базы данных и может многократно повторяться. Все запросы, которые мы демонстрировали до сих пор, содержали конкретные значения дат, названий, имен и т. д. Если требуется повторить такой запрос с другими значениями в условиях отбора, его нужно открыть в режиме Конструктора, изменить условие и выполнить. Чтобы не делать многократно этих операций, можно создать запрос с параметрами. При выполнении такого запроса выдается диалоговое окно Введите значение параметра (Enter Parameter Value), в котором пользователь может ввести конкретное значение и затем получить нужный результат.
Покажем, как создавать запросы с параметрами на примере запроса "Отсортированный список товаров", который мы создавали ранее. Теперь мы с помощью этого запроса попробуем отобрать товары, поставляемые определенным поставщиком. Для этого:
- Откройте данный запрос в режиме Конструктора.
- Чтобы определить параметр запроса, введите в строку Условие отбора (Criteria) для столбца "Название" (CompanyName) вместо конкретного значения слово или фразу и заключите их в квадратные скобки, например [Поставщик:]. Эта фраза будет выдаваться в виде приглашения в диалоговом окне при выполнении запроса.
- Если вы хотите, чтобы Access проверяла данные, вводимые в качестве параметра запроса, нужно указать тип данных для этого параметра. Обычно в этом нет необходимости при работе с текстовыми полями, т.к. по умолчанию параметру присваивается тип данных Текстовый (Text). Если же данные в поле запроса представляют собой даты или числа, рекомендуется тип данных для параметра определять. Для этого щелкните правой кнопкой мыши на свободном поле в верхней части запроса и выберите из контекстного меню команду Параметры (Parameters) или выполните команду меню Запрос, Параметры (Query, Parameters). Появляется диалоговое окно Параметры запроса (Query Parameters), представленное на рис. 4.31.
Параметры запроса" width="441" height="261">
Рис. 4.31. Диалоговое окно Параметры запроса
- В столбец Параметр (Parameter) нужно ввести название параметра точно так, как он определен в бланке запроса (легче всего это сделать путем копирования через буфер обмена), только можно не вводить квадратные скобки. В столбце Тип данных (Data Type) выберите из раскрывающегося списка необходимый тип данных. Нажмите кнопку ОК.
- Нажмите кнопку Запуск (Run) на панели инструментов, чтобы выполнить запрос. При выполнении запроса появляется диалоговое окно Введите значение параметра (Input Parameter Value) (рис. 4.32), в которое нужно ввести значение, например Tokyo Traders. Результат выполнения запроса представлен на рис. 4.33. В него попадают только те товары, которые поставляются данным поставщиком.
В одном запросе можно ввести несколько параметров. При выполнении такого запроса для каждого из параметров будут поочередно выводиться диалоговые окна Введите значение параметра в том порядке, в котором параметры перечислены в бланке запроса.